Die vernetzte Immobilienverwaltung

Effizienter zusammenarbeiten mit Kollegen und Dienstleistern

Mit Haufe axera vernetzen Sie sämtliche Abläufe, vereinfachen die Zusammenarbeit und überraschen Kunden mit praktischen Self-Services.

Was eine vernetzte Immobilienverwaltung von einem herkömmlich organisierten Unternehmen unterscheidet, lässt sich an drei einfachen Beispielen zeigen:

Ein WEG-Eigentümer
ruft in der Hausverwaltung an und verlangt nach einer Kopie seiner letzten
Hausabrechnung. Ein Kollege hat die Abrechnung in einen falschen Ordner eingeordnet,
weshalb nun zwei Mitarbeiter mit der Anfrage befasst sind. In einer digitalen
Immobilienverwaltung lädt sich der Eigentümer die Hausabrechnung selbständig aus
dem Kundenportal herunter.
In einer Mietverwaltung bleibt eine Schadensmeldung liegen, weil der Bearbeiter den Hausmeister nicht erreicht hat und am nächsten Tag erkrankt. In einer digitalen Verwaltung gibt er die Beauftragung ins System ein, wodurch sie den Hausmeister automatisch erreicht. Die Vertretung des erkrankten Kollegen erhält am nächsten Tag die Statusmeldung „erledigt“, ohne dass sie sich aktiv in den Vorgang einschalten muss.
Ein Unternehmen mit Sondereigentumsverwaltung betreut eine studentische Wohnanlage.
Insbesondere vor Semesterbeginn müssen zahlreiche, per Hand ausgefüllte
Abnahme- und Übergabeprotokolle, ins System eingepflegt oder eingescannt werden.
In der digitalen Verwaltung erledigt der Außendienstmitarbeiter dies mit vorausgefüllten
Formularen auf dem Tablet; dazu ruft er die Software auf, die auch die
Mitarbeiter in der Zentrale nutzen.

In einer papiergebundenen Verwaltung erschweren Medienbrüche, dezentrale Datenhaltung und fehlende Standards nicht
nur die Zusammenarbeit, sondern erhöhen auch die Fehlerquote. Die digitale, vernetzte Verwaltung kennt solche Reibungsverluste nicht.

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Intelligent unterstützt von axera

axera bietet Ihnen die perfekte Basis für die vernetzte Verwaltung.
In axera laufen alle Informationen und Aufgaben zusammen. Alle Mitarbeiter arbeiten nur noch auf einem System und nutzen die gleiche Datenbank. Über die Rechteverwaltung ist sichergestellt, dass jeder axera effektiv nutzen kann; nicht benötigte Funktionen werden ausgeblendet. Dienstleistern und Kunden können Sie über das Rechte- und Rollensystem Zugriff auf ausgewählte Informationen und Aufgaben einräumen. Bei jedem Prozess arbeitet axera intelligent mit. Die Software erinnert die Anwender an ausstehende Aufgaben oder erzeugt automatisiert Dokumente. So werden Ihre Mitarbeiter optimal unterstützt.

Teamarbeit optimieren und Vertretungen vereinfachen

Mit einem motivierten, schlagkräftigen Team bleibt Ihre Immobilienverwaltung nah am Kunden und betreut die Ihnen anvertrauten Objekte optimal. Doch sind Ihre Mitarbeiter auch dann noch effektiv und motiviert, wenn Personalnotstand herrscht? Oder werden Vertretungen zum Belastungstest? Wenn Mitarbeiter ihre Vorgänge teils in Vorgangsmappen, teils in persönlichen Ordnern dokumentieren, wird es mühsam für die Vertretungen, diese Arbeit fortzusetzen. Die Recherche frisst viel Zeit, die Bearbeitung verzögert sich. Im schlimmsten Fall platzen Termine und Kunden werden verärgert.

axera unterstützt Ihr Team bei der Zusammenarbeit und ermöglicht Vertretungen ohne Stress. Denn in axera können die Anwender die Historie aller Vorgänge nachvollziehen. Im Modul „Vorgänge“ lässt sich festlegen, welche weiteren Personen (Vertretungen, Vorgesetzte) Vorgänge einsehen dürfen. Zudem lässt sich die Verantwortlichkeit auf andere übertragen. Was die Zusammenarbeit ebenfalls erleichtert, sind automatische Wiedervorlagen, die axera für Abläufe wie Wartungen oder Kündigungen anlegt. Die damit befassten Anwender werden per E-Mail an Termine erinnert und erhalten Statusmeldungen zum Fortschritt.

Mit einem motivierten, schlagkräftigen Team bleibt Ihre Immobilienverwaltung nah am Kunden und betreut die Ihnen anvertrauten Objekte optimal. Doch sind Ihre Mitarbeiter auch dann noch effektiv und motiviert, wenn Personalnotstand herrscht? Oder werden Vertretungen zum Belastungstest? Wenn Mitarbeiter ihre Vorgänge teils in Vorgangsmappen, teils in persönlichen Ordnern dokumentieren, wird es mühsam für die Vertretungen, diese Arbeit fortzusetzen. Die Recherche frisst viel Zeit, die Bearbeitung verzögert sich.Im schlimmsten Fall platzen Termine und Kunden werden verärgert.

axera unterstützt Ihr Team bei der Zusammenarbeit undermöglicht Vertretungen ohne Stress. Denn in axera können die Anwender die Historie aller Vorgänge nachvollziehen. Im Modul „Vorgänge“ lässt sich festlegen, welche weiteren Personen (Vertretungen, Vorgesetzte) Vorgänge einsehen dürfen. Zudem lässt sich die Verantwortlichkeit auf andere übertragen. Was die Zusammenarbeit ebenfalls erleichtert, sind automatische Wiedervorlagen,die axera für Abläufe wie Wartungen oder Kündigungen anlegt. Die damit befassten Anwender werden per E-Mail an Termine erinnert und erhalten Statusmeldungen zum Fortschritt.

Mit Dienstleistern optimal zusammenarbeiten

Mit axera können Sie Ihre Dienstleister in Aufgaben einbinden. Der Zugriff auf bestimmte Daten und Funktionen lässt sich über das Rechte- und Rollensystem fein justieren, so dass die Anwender nur die relevanten Informationen und Funktionen sehen. Um etwa bei Instandhaltungsarbeiten oder Neubauvorhaben mit Handwerkern optimal zusammenzuarbeiten, binden Sie diese in das Auftragsmanagement ein. Die Aufträge vergeben,
genehmigen und überwachen Sie direkt in axera.

Kaum mehr Arbeit mit Eigentümer-Informationen

So wie sich immer mehr Kunden wünschen, dass sie unabhängig von Geschäftszeiten Kontakt zu einem Unternehmen aufnehmen können, liegt auch die digitale Bereitstellung von Dokumenten im Trend. Nutzen Sie axera, um Ihren
WEG-Eigentümern, Mietshauskunden oder Mietern moderne Self-Services anzubieten. Über ein Dokumentenportal stellen Sie Unterlagen von der Teilungserklärung bis zur Hausordnung bereit.
Was für die Empfänger praktisch ist, spart Ihnen Kosten, weil der Versand der Dokumente entfällt. Wovon WEG-Eigentümer und Mieter ebenfalls profitieren: Nicht nur die Zentrale, auch Kollegen vor Ort können ihnen jederzeit Auskünfte erteilen, zum Beispiel zu Betriebskosten- oder Hausgeldabrechnungen. Die Schnelligkeit, mit der Informationen bereitstehen, sorgt für eine zügige Bearbeitung von Anfragen. So trägt axera zu einer
kundenorientierten Verwaltung bei.

Vernetzung mit Partnerlösungen

Als umfassend ausgelegte Softwarelösung für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft vernetzt Haufe axera alle Aufgaben. Durch die Anbindung von Partnerlösungen können Sie weitere Aufgaben integrieren.

Unabhängig von der individuellen Zusammenstellung der Module, sind alle Anwendungen aufeinander abgestimmt und eng miteinander verzahnt. So verbinden sich die vielen unterschiedlichen, teils kleinteiligen Aufgaben, wie sie für die Immobilienverwaltung typisch sind, zu schlanken, dynamischen Workflows.

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