Prozessoptimierung

Mehr Zeit für das Wesentliche

Haufe axera sorgt für eine effizientere Bewirtschaftung Ihrer Wohnungsbestände. Denn axera kürzt viele Prozesse ab, sei es in der Buchhaltung, in der Vermietung oder in der Instandhaltung. Ihre Mitarbeiter gewinnen Freiräume für das, was wichtig ist – zum Beispiel die persönliche Betreuung der Mieter und Mitglieder.

Stellen Sie sich vor, dass Ihre Handwerker und Hausmeister bei Instandhaltungsarbeiten die Unterstützung der Zentrale nicht mehr benötigen, weil sie alle nötigen Informationen in axera finden. Sie werden in axera über Reparaturaufträge informiert und haken die Erledigung in der Software ab. Die Kollegen in der Zentrale werden automatisch informiert, wenn die Arbeiten abgeschlossen sind. Auch Gewährleistungsfristen und Wartungsintervalle finden die Mitarbeiter auf der zentralen Plattform. Wenn sie Daten ändern, können die Kollegen in der Zentrale darauf sofort reagieren.

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Wie axera die Effizienz Ihrer Prozesse steigert

Erschließen Sie sich das enorme Potenzial von axera, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Denn so wie in den genannten Beispielen unterstützt Haufe axera Ihre Mitarbeiter in vielen Bereichen. Durch die digitale Unterstützung fallen ganze Arbeitsschritte weg; Prozesse laufen insgesamt flüssiger. Je nach Aufgabe und Digitalisierungsgrad haben Anwender von axera schon Zeiteinsparungen von 50 % und mehr festgestellt.

Insbesondere reduzieren sich anstrengende Routinetätigkeiten.

Dazu tragen 3 wesentliche Eigenschaften von Haufe axera bei:

axera weist einen hohen Automatisierungsgrad auf.
Die Software erledigt viele Arbeitsschritte im Hintergrund, ohne dass Ihre Mitarbeiter davon etwas merken.
Die automatische Erstellung von Mahnschreiben ist hierfür nur ein Beispiel. Ansonsten erfordert das Programm wenig Aufmerksamkeit.
Mit axera arbeiten Sie vernetzt.
Haufe axera bündelt alle Arbeitsvorgänge auf einer zentralen Plattform. Die Aufgaben vor Ort oder Schnittstellenaufgaben wie die Vermietung können problemlos in den digitalen Workflow integriert werden.
axera ist ein leistungsstarkes Informationsinstrument, das für maximale Transparenz sorgt.
Ihre Mitarbeiter finden auf der digitalen Plattform alles, was sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Axera bietet nicht nur eine enorme Informationstiefe bei den Stammdaten, sondern lässt sich auch mit beliebigen Informationen anreichern. Gleichzeitig ist die Software so nutzerfreundlich konzipiert, dass jeder Anwender schnell im Blick hat, was für seine Arbeit wichtig ist.

So verschafft axera Ihren Mitarbeitern Freiräume im Tagesablauf – Zeit, die sie in andere Aufgaben stecken können.

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Vereinfachte Abläufe in der Instandhaltung und Mieterbetreuung

Der GdW Gremienbefragung „Digitalisierung“ 2018 zufolge ist in zwei Dritteln der Wohnungsunternehmen der Bereich „Instandhaltung“erst teilweise (41 Prozent) oder gering (20 Prozent) digitalisiert. Das Arbeiten mit Papier impliziert Medienbrüche und Doppelerfassungen. So kostet es Zeit und produziert mehr Fehler, wenn Daten erst in Formulare oder Excel-Tabellen erfasst, dann ins ERP-System übertragen werden.

Mit axera können Sie Aufgaben vor Ort digitalisieren und in den Gesamtprozess integrieren. Durch das Rechte- und Rollensystem bekommt jeder Mitarbeiter Zugang zu den Aufgaben, die für ihn relevant sind. Zudem stellt axera intelligente Verknüpfungen zwischen allen Beteiligten her, inklusive der externen Dienstleister. Diese Bündelung strafft Ihre Prozesse und vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern in der Verwaltung (Kunden- bzw. Mieterbetreuung, Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Betriebskostenabrechnung) und im Außendienst bzw. Regiebetrieb. Es sind weniger Absprachen notwendig, weil axera zum Informationskanal wird. Vor Ort erzielte Arbeitsergebnisse oder Änderungen des Datenbestands gelangen sofort ins System, Nacharbeiten im Back Office und Fahrten in die Zentrale, die nur zu diesem Zweck erfolgen, sind überflüssig.

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Optimierungspotenzial in der Mieterbetreuung

Auch Ihre Mitarbeiter in der Mieterbetreuung profitieren von vereinfachten Abläufen.

Insbesondere können sie schnell auf Kundenanfragen reagieren. So finden sie jedes wichtige Detail zu einem Mietverhältnis in der digitalen Mieterakte. Bei einem Mieterwechsel werden sie vom Programm an die Termine der Wohnungsabnahme und‑ übergabe erinnert.

Mit der komfortablen Suchfunktion wird die Recherche von Adressen, Stammdaten oder Bestandsdaten zu einer Sache von wenigen Sekunden. Auf dem Startbildschirm lassen sich Widgets individuell konfigurieren, sodass stets im Blick ist, was wichtig ist – seien es Leerstandszahlen, Mietrückstände oder persönliche Wiedervorlagen.

Mit einer umsichtigen Zuweisung von Zugriffsrechten können Sie dafür sorgen, dass es kein Informationsgefälle mehr zwischen den Abteilungen gibt und niemand die „Hoheit“ über Daten hat, die andere Mitarbeiter auch für ihre Arbeit benötigen.

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