Verwaltung digital gemacht

Haufe-FIO axera bietet die ideale Basis, um
Immobilien zukunftsgerecht und professionell
zu verwalten.  

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Bankenunabhängige Zahlungsverkehrslösung

Virtuelle Konten: Nie mehr Arbeit mit unklaren Einzahlungen

Optimieren Sie Ihr Banking mit Haufe axera! Die neue Zahlungsverkehrslösung x4.0 kontrolliert und verbucht sämtliche Miet- und Hausgeldeingänge
vollautomatisiert mit Hilfe virtueller Konten. Die Lösung ist für
Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen besonders attraktiv, weil sie
mit jeder Hausbank umgesetzt werden kann.

Die monatlichen Mieteingänge den richtigen Mietern zuordnen,
verspätete Betriebskostennachzahlungen buchen oder überprüfen, ob die
Instandhaltungsrücklage von allen WEG-Kunden gezahlt wurde – die Abwicklung und
Überwachung der Zahlungseingänge ist eine zeitaufwändige Aufgabe und bei
manueller Bearbeitung relativ fehleranfällig.

Haufe axera bietet Immobilienverwaltungen,
Wohnungsunternehmen und Wohnungsgenossenschaften eine ausgereifte Lösung, die
ihre Prozesse bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs spürbar vereinfacht. Der neue Zahlungsverkehr ordnet
sämtliche Zahlungseingänge – Überweisungen, Lastschriften, Bareinzahlungen – vollautomatisch
ein zu eins dem richtigen Mandanten zu und verbucht sie ebenso vollautomatisch.
Dank der ausgereiften Lösung fallen nachträgliche Bearbeitungen bzw. manuelle
Zuordnungen der Zahlungsverkehrssätze so gut wie weg. Da bankseitig
bereitgestellte Kontoinformationen direkt in der internen Finanzbuchhaltung von
axera abgebildet werden, können Sie die Geldflüsse komfortabel überwachen. Lesen
Sie

Der neue
Zahlungsverkehr
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Bankenunabhängig vom Zahlungsverkehr x4.0 profitieren

Was an Haufe axera einzigartig ist: Die integrierte Zahlungsverkehrslösung x4.0 ist nicht an eine bestimmte Bank gebunden. Schon heute unterstützen 70 angebundene Partnerbanken und Kreditinstitute den Zahlungsverkehr XY, u.a. Sparkassen, Volksbanken und Raiffeisenbanken. Wenn Ihr Kreditinstitut zu den Vertragspartnern gehört, profitieren Sie als axera-Kunde automatisch von allen Funktionen des Zahlungsverkehrs x4.0 mit virtuellen Konten.

Wenn Ihr Unternehmen bei der Bearbeitung des Zahlungsverkehrs bereits mit virtuellen Konten arbeitet, können Sie den virtuellen Zahlungsverkehr ohne Weiteres auf axera umstellen, ohne Ihre Hausbank wechseln zu müssen. Denn dann unterstützt Ihr Bankpartner auch den Zahlungsverkehr x4.0 und kann die bereits angelegten IBANs auf Haufe axera migrieren. Für Ihr Unternehmen ist das mit keinem größeren Mehraufwand verbunden.

Was virtuelle Konten leisten

Virtuelle Konten erleichtern die Zentralisierung des Zahlungsverkehrs. Dabei handelt es sich um virtuelle Kontonummern (IBANs), die Sie einem Mieter oder Eigentümer zuordnen und dann mit einem realen Konto Ihres Unternehmens verknüpfen können. Sie benötigen lediglich ein Sammelkonto für alle Einzahlungen auf typgleiche, virtuelle Konten (Mietkautionen, Instandhaltungsrücklagen, etc.).

Ist ein virtuelles Konto einmal angelegt, werden ihm alle zugehörigen Einzahlungen automatisch zugeordnet. Nach Übernahme der relevanten Personen- und Objektdaten legt die Zahlungsverkehrslösung von axera ein entsprechendes virtuelles Konto an und löst den Zahlungsvorgang (Lasteinzug oder Überweisung) aus. Nach dem Eingang wird die Zahlung automatisch dem betreffenden virtuellen Konto zugeordnet. Anschließend wird tagesaktuell ein elektronischer Kontoauszug (camt053, MT940) über die geleistete Zahlung zugestellt.

Mit dem axera Zahlungsverkehr lassen sich insbesondere die Zahlungen in den folgenden
Bereichen komfortabel abwickeln und verwalten:

  • Monatliche Miet- und Nebenkostenzahlungen
  • Nachzahlungen für Betriebs- und Heizkosten
  • Mietkautionen
  • Hausgeld
  • Rücklagen, zum Beispiel für Instandhaltung und
    Fremdvermögen
  • Mitgliedsbeiträge
  • Lastschriften des Versorgers

Eingetragene Bau- oder Wohnungsgenossenschaften können durch den Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten außerdem die Spareinlagen ihrer Mitglieder automatisiert verwalten, sofern sie über eine Teilbankenlizenz verfügen.

Wie virtuelle Konten Ihre Buchhaltung entlasten – drei Anwendungsbeispiele

Mietkautionen müssen laut BGB §551 Absatz 3 getrennt vom
Vermögen des Vermieters auf einem Treuhandkonto hinterlegt werden. Der Mieter
zahlt seine Kaution ein, zum Beispiel auf ein Kautionssparbuch. Ohne
automatisierten Zahlungsverkehr sind nun zahlreiche manuelle Arbeitsschritte
notwendig, um die vergleichsweise geringe Geldsumme zu verwalten. Zunächst wird
ein Konto eröffnet. Dann wird die Buchung dem Mieter zugeordnet. Das Konto muss
nun laufend verwaltet werden. Jährlich sind die Zinsen nachzutragen und die
Abrechnungen zu erstellen. Weiterer Aufwand entsteht, wenn das Sparbuch des
Mieters physisch im Unternehmen verwahrt werden muss. Und diese Aufgaben sind
bei jedem einzelnen Mieter zu erledigen.

Die Zahlungsverkehrslösung x4.0 vereinfacht diesen Prozess erheblich, denn vom Zeitpunkt des
Zahlungseingangs an erfolgen alle weiteren Schritte automatisch in der
Anwendung.

  • Jeder Mieter zahlt seine Mietkaution auf ein
    virtuelles Konto ein.


  • Alle Einzahlungen auf die virtuellen Konten
    fließen in ein einziges, reales Treuhand-Sammelkonto Ihres Unternehmens.
  • Durch die virtuellen Kontonummern werden
    sämtliche Buchungen automatisch und eindeutig Ihren Mietern zugeordnet.
  • Die Kautionen werden in axera automatisch verwaltet,
    angelegt, abgerechnet und aufgelöst.
  • Zinsen und Steuern berechnet Haufe axera
    stichtaggenau, auch unterjährig. Zinsbescheinigungen lassen sich erstellen,
    ohne dass der Anwender mit der Bank in Kontakt treten muss.
  • Auch die Auszahlungen erfolgen automatisch.

Die Umsätze von Versorgern oder Miet- und Nebenkosten werden
automatisch in axera verbucht. Auch die Darstellung von Rückständen,
Rückzahlungen zu viel gezahlter Kosten etc. ist mit axera möglich. Die
einzelnen Umsätze werden über je ein virtuelles Konto mit einer eigenen
virtuellen Bankkontonummer je Kostenstelle dargestellt. Der reale Geldfluss
erfolgt auf ein Sammelkonto für alle Umsätze.

WEG-Instandhaltungsrücklagen können rechtssicher auf einem Sammelkonto
des Hausverwalters verwaltet werden. Die Darstellung der einzelnen Rücklagen
erfolgt über ein virtuelles Unterkonto pro WEG oder pro Eigentümer. Für einen
hohen Automatisierungsgrad sorgen der hinterlegte Miteigentumsanteil und die
Verknüpfung von Objekt- (Hausgeld-)konten mit den jeweiligen Rücklagenkonten.
Vom WEG-Konto können Auszahlungen vorgenommen werden. Die anteilmäßige
Verbuchung auf die Eigentümerkonten erfolgt automatisch.

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