Verwaltung digital gemacht

Haufe-FIO axera bietet die ideale Basis, um
Immobilien zukunftsgerecht und professionell
zu verwalten.  

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Bankenunabhängige Zahlungsverkehrslösung

Virtuelle Konten: Nie mehr Arbeit mit unklaren Einzahlungen

Optimieren Sie Ihr Banking mit Haufe-FIO axera! Die neue Zahlungsverkehrslösung x4.0 kontrolliert und verbucht sämtliche Miet- und Hausgeldeingänge vollautomatisiert mit Hilfe virtueller Konten. Die Lösung ist für Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen besonders attraktiv, weil sie mit jeder Hausbank umgesetzt werden kann.

Die monatlichen Mieteingänge den richtigen Mietern zuordnen, verspätete Betriebskostennachzahlungen buchen oder überprüfen, ob die Instandhaltungsrücklage von allen WEG-Kunden gezahlt wurde – die Abwicklung und Überwachung der Zahlungseingänge ist eine zeitaufwändige Aufgabe und bei manueller Bearbeitung relativ fehleranfällig.

Haufe-FIO axera bietet Immobilienverwaltungen, Wohnungsunternehmen und Wohnungsgenossenschaften eine ausgereifte Lösung, die ihre Prozesse bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs spürbar vereinfacht. Der neue Zahlungsverkehr ordnet sämtliche Zahlungseingänge – Überweisungen, Lastschriften, Bareinzahlungen – vollautomatisch ein zu eins dem richtigen Mandanten zu und verbucht sie ebenso vollautomatisch. Dank der ausgereiften Lösung fallen nachträgliche Bearbeitungen bzw. manuelle Zuordnungen der Zahlungsverkehrssätze so gut wie weg. Da bankseitig bereitgestellte Kontoinformationen direkt in der internen Finanzbuchhaltung von axera abgebildet werden, können Sie die Geldflüsse komfortabel überwachen. Lesen Sie hier mehr zu den Funktionen des Zahlungsverkehrs x4.0.

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Bankenunabhängig vom Zahlungsverkehr x4.0 profitieren

Was an Haufe-FIO axera einzigartig ist: Die integrierte Zahlungsverkehrslösung x4.0 ist nicht an eine bestimmte Bank gebunden. Schon heute unterstützen 70 angebundene Partnerbanken und Kreditinstitute den Zahlungsverkehr XY, u.a. Sparkassen, Volksbanken und Raiffeisenbanken. Wenn Ihr Kreditinstitut zu den Vertragspartnern gehört, profitieren Sie als axera-Kunde automatisch von allen Funktionen des Zahlungsverkehrs x4.0 mit virtuellen Konten.

Wenn Ihr Unternehmen bei der Bearbeitung des Zahlungsverkehrs bereits mit virtuellen Konten arbeitet, können Sie den virtuellen Zahlungsverkehr ohne Weiteres auf axera umstellen, ohne Ihre Hausbank wechseln zu müssen. Denn dann unterstützt Ihr Bankpartner auch den Zahlungsverkehr x4.0 und kann die bereits angelegten IBANs auf Haufe-FIO axera migrieren. Für Ihr Unternehmen ist das mit keinem größeren Mehraufwand verbunden.

Was virtuelle Konten leisten

Virtuelle Konten erleichtern die Zentralisierung des Zahlungsverkehrs. Dabei handelt es sich um virtuelle Kontonummern (IBANs), die Sie einem Mieter oder Eigentümer zuordnen und dann mit einem realen Konto Ihres Unternehmens verknüpfen können. Sie benötigen lediglich ein Sammelkonto für alle Einzahlungen auf typgleiche, virtuelle Konten (Mietkautionen, Instandhaltungsrücklagen, etc.).

Ist ein virtuelles Konto einmal angelegt, werden ihm alle zugehörigen Einzahlungen automatisch zugeordnet. Nach Übernahme der relevanten Personen- und Objektdaten legt die Zahlungsverkehrslösung von axera ein entsprechendes virtuelles Konto an und löst den Zahlungsvorgang (Lasteinzug oder Überweisung) aus. Nach dem Eingang wird die Zahlung automatisch dem betreffenden virtuellen Konto zugeordnet. Anschließend wird tagesaktuell ein elektronischer Kontoauszug (camt053, MT940) über die geleistete Zahlung zugestellt.

Mit dem axera Zahlungsverkehr lassen sich insbesondere die Zahlungen in den folgenden
Bereichen komfortabel abwickeln und verwalten:

  • Monatliche Miet- und Nebenkostenzahlungen
  • Nachzahlungen für Betriebs- und Heizkosten
  • Mietkautionen
  • Hausgeld
  • Rücklagen, zum Beispiel für Instandhaltung und
    Fremdvermögen
  • Mitgliedsbeiträge
  • Lastschriften des Versorgers

Eingetragene Bau- oder Wohnungsgenossenschaften können durch den Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten außerdem die Spareinlagen ihrer Mitglieder automatisiert verwalten, sofern sie über eine Teilbankenlizenz verfügen.

Wie virtuelle Konten Ihre Buchhaltung entlasten – drei Anwendungsbeispiele

Mietkautionen einfach verwalten
Mietkautionen müssen laut BGB §551 Absatz 3 getrennt vom Vermögen des Vermieters auf einem Treuhandkonto hinterlegt werden. Der Mieter zahlt seine Kaution ein, zum Beispiel auf ein Kautionssparbuch. Ohne automatisierten Zahlungsverkehr sind nun zahlreiche manuelle Arbeitsschritte notwendig, um die vergleichsweise geringe Geldsumme zu verwalten. Zunächst wird ein Konto eröffnet. Dann wird die Buchung dem Mieter zugeordnet. Das Konto muss nun laufend verwaltet werden. Jährlich sind die Zinsen nachzutragen und die Abrechnungen zu erstellen. Weiterer Aufwand entsteht, wenn das Sparbuch des Mieters physisch im Unternehmen verwahrt werden muss. Und diese Aufgaben sind bei jedem einzelnen Mieter zu erledigen.

Die Zahlungsverkehrslösung x4.0 vereinfacht diesen Prozess erheblich, denn vom Zeitpunkt des Zahlungseingangs an erfolgen alle weiteren Schritte automatisch in der Anwendung.

  • Jeder Mieter zahlt seine Mietkaution auf ein virtuelles Konto ein.
  • Alle Einzahlungen auf die virtuellen Konten fließen in ein einziges, reales Treuhand-Sammelkonto Ihres Unternehmens.
  • Durch die virtuellen Kontonummern werden sämtliche Buchungen automatisch und eindeutig Ihren Mietern zugeordnet.
  • Die Kautionen werden in axera automatisch verwaltet, angelegt, abgerechnet und aufgelöst.
  • Zinsen und Steuern berechnet Haufe-FIO axera stichtaggenau, auch unterjährig. Zinsbescheinigungen lassen sich erstellen, ohne dass der Anwender mit der Bank in Kontakt treten muss.
  • Auch die Auszahlungen erfolgen automatisch.

Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs von Versorgern sowie der Miet- und Nebenkosten
Die Umsätze von Versorgern oder Miet- und Nebenkosten werden automatisch in axera verbucht. Auch die Darstellung von Rückständen, Rückzahlungen zu viel gezahlter Kosten etc. ist mit axera möglich. Die einzelnen Umsätze werden über je ein virtuelles Konto mit einer eigenen virtuellen Bankkontonummer je Kostenstelle dargestellt. Der reale Geldfluss erfolgt auf ein Sammelkonto für alle Umsätze.

Die Verwaltung von WEG-Instandhaltungsrücklagen mit axera
WEG-Instandhaltungsrücklagen können rechtssicher auf einem Sammelkonto des Hausverwalters verwaltet werden. Die Darstellung der einzelnen Rücklagen erfolgt über ein virtuelles Unterkonto pro WEG oder pro Eigentümer. Für einen hohen Automatisierungsgrad sorgen der hinterlegte Miteigentumsanteil und die Verknüpfung von Objekt- (Hausgeld-)konten mit den jeweiligen Rücklagenkonten. Vom WEG-Konto können Auszahlungen vorgenommen werden. Die anteilmäßige Verbuchung auf die Eigentümerkonten erfolgt automatisch.

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