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Haufe-FIO axera ►webbasierte ERP-Software für die Wohnungswirtschaft

Optimiertes Bankengeschäft
mit virtuellen Konten.

Der bankenunabhängige Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten: Optimieren Sie Ihr Banking mit Haufe-FIO axera und dem Bankpartner Ihrer Wahl

Haufe-FIO axera bietet Ihnen eine ausgereifte Lösung, die Ihre Prozesse bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs spürbar vereinfacht. Mit dem bankenunabhängigen Zahlungsverkehr von Haufe-FIO axera können Sie virtuelle Konten anlegen und verwalten, Einzahlungen automatisch zuordnen, den Geldfluss überwachen sowie alle Vorgänge detailliert protokollieren.

Ein wichtiger Aufgabenbereich von Immobilienverwaltungen, Wohnungsunternehmen und Wohnungsgenossenschaften ist die Abwicklung und Überwachung der Zahlungsverkehrsflüsse. Die monatlichen Mieteingänge den richtigen Mietern zuordnen, die Mietkautionen verwalten, verspätete Betriebskostennachzahlungen buchen, überprüfen, ob die

Instandhaltungsrücklage von allen WEG-Kunden gezahlt wurde – all das sind zeitaufwändige Routinen, die bei manueller Bearbeitung relativ fehleranfällig sind.

Über virtuelle Konten ordnet axera die zahlreichen und unterschiedlichen Zahlungseingänge (Überweisungen, Lastschriften, Bareinzahlungen) automatisch den richtigen Mandanten zu – Mietern, WEG-Eigentümern oder Kunden. Zudem können Sie die Geldflüsse komfortabel in Ihrem immobilienwirtschaftlichen Softwaresystem überwachen, denn bankseitig bereitgestellte Kontoinformationen werden mit Hilfe von axera direkt in der internen Finanzbuchhaltung abgebildet.

Was den Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten in Haufe-FIO axera einzigartig macht

Ihre Wohnungsgenossenschaft, Ihr Wohnungsunternehmen oder Ihre Immobilienverwaltung ist nicht an eine bestimmte Bank gebunden, um den Zahlungsverkehr in Haufe-FIO axera nutzen zu können. Stattdessen können Sie in vielen Fällen bei Ihrer Geschäftsbank bleiben. Ansonsten stehen Ihnen eine Vielzahl angeschlossener Partnerbanken und Kreditinstitute zur Auswahl, deren Anzahl ständig steigt.

Die über 70 angebundenen Kreditinstitute, die die Zahlungsverkehrslösung von axera bereits heute unterstützen, sind u.a. Sparkassen, Volksbanken und Raiffeisenbanken. Wenn Ihr Kreditinstitut zu den Vertragspartnern gehört, profitieren Sie als axera-Kunde automatisch von allen Funktionen des Zahlungsverkehrs mit virtuellen Konten.

Was virtuelle Konten leisten

Virtuelle Konten erleichtern Immobilienverwaltungen, Wohnungsgesellschaften und Wohnungsgenossenschaften die Zentralisierung des Zahlungsverkehrs. Dabei handelt es sich um virtuelle Kontonummern (IBANs), die Sie einem Mieter oder Eigentümer zuordnen und dann mit einem realen Konto Ihres Unternehmens verknüpfen können.

Sie benötigen lediglich ein Sammelkonto für alle Einzahlungen auf typgleiche, virtuelle Konten (Mietkautionen, Instandhaltungsrücklagen, etc.).

Ist ein virtuelles Konto einmal angelegt, werden ihm alle zugehörigen Einzahlungen automatisch zugeordnet: Nach Übernahme der relevanten Personen- und Objektdaten wird in der Zahlungsverkehrslösung von axera ein entsprechendes virtuelles Konto angelegt und der Zahlungsvorgang (Lasteinzug oder Überweisung) ausgelöst. Nach dem Eingang wird die Zahlung automatisch dem betreffenden virtuellen Konto zugeordnet. Anschließend wird tagesaktuell ein elektronischer Kontoauszug (camt053, MT940) über die geleistete Zahlung zugestellt.

Damit lassen sich insbesondere die Zahlungen in den folgenden Bereichen komfortabel abwickeln und verwalten:

Eingetragene Bau- oder Wohnungsgenossenschaften können durch den Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten außerdem die Spareinlagen ihrer Mitglieder automatisiert verwalten, sofern sie über eine Teilbankenlizenz verfügen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Haufe-FIO axera bietet Ihnen mit dem bankenunabhängigen Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten folgende Vorteile:

  • Rechtssichere Verwaltung der virtuellen Konten
    Alle Zahlungseingänge werden automatisch den richtigen Mandanten (Mieter, WEG-Eigentümer, Mietshauseigentümer) zugeordnet.
  • Die fehlerfreie Zuordnung von Zahlungseingängen durch geprüfte virtuelle Kontonummern reduziert den personellen und kalkulatorischen Aufwand, wodurch Ressourcen für andere wichtige Aufgaben freiwerden.
  • Reduzierung von Einzelbuchungen
  • Elektronischer und belegloser Datenaustausch
  • Reduzierung von Kontoführungsgebühren
  • Die Zusammenarbeit im Zahlungsverkehr ist mit allen Kreditinstituten möglich, die EBICs und virtuelle Konten anbieten. Bereits über 70 Kreditinstitute ermöglichen auch die Verwaltung der Kautionen, wobei das Netzwerk beteiligter Banken ständig ausgebaut wird. Der reine Jahresabschluss ist mit jedem Kreditinstitut möglich.
  • Einfachste Bedienung über Webbrowser: keine zusätzliche Installation auf Arbeitsplatzebene
  • Unter den Partnerbanken befinden sich zahlreiche Institute, die genossenschaftlichen Werten verpflichtet sind.
  • Der Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten spart Zeit und Kosten und trägt zur Effizienz Ihrer Finanzbuchhaltung bei.
  • Wie alle Module in der webbasierten Anwendung ist auch der automatisierte Zahlungsverkehr in Haufe-FIO axera benutzerfreundlich aufgebaut, einfach zu bedienen und sofort einsatzbereit.

Für wen sich der automatisierte Zahlungsverkehr lohnt

Insbesondere für größere Unternehmen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft, die eine Vielzahl von Miet- oder WEG-Einheiten verwalten, lohnt sich die Nutzung virtueller Konten.

Beispiel Kautionsverwaltung: Wie der virtuelle Zahlungsverkehr in Haufe-FIO axera Ihre Abläufe vereinfacht

Mietkautionen müssen laut BGB §551 Absatz 3 getrennt vom Vermögen des Vermieters auf einem Treuhandkonto hinterlegt werden. Am Beispiel der Verwaltung von Mietkautionen lässt sich veranschaulichen, wie einfach der Zahlungsverkehr mit Haufe-FIO axera ist.
Zudem werden Zinsen nicht aus dem Treuhandguthaben entnommen, sondern erlauben eine rechtskonforme Bearbeitung.

Der übliche Weg der Kautionsverwaltung

Der Mieter zahlt seine Kaution ein, zum Beispiel auf ein Kautionssparbuch. Zahlreiche manuelle Arbeitsschritte sind nun notwendig, um die vergleichsweise geringe Geldsumme zu verwalten:

  • Zunächst wird ein Konto eröffnet.
  • Dann wird die Buchung dem Mieter zugeordnet.
  • Das Konto muss nun laufend verwaltet werden.
  • Jährlich sind die Zinsen nachzutragen und die Abrechnungen zu erstellen.
  • Weiterer Aufwand entsteht, wenn das Sparbuch des Mieters physisch im Unternehmen verwahrt werden muss.
  • Diese Aufgaben sind bei jedem einzelnen Mieter zu erledigen.

Umfassende Prozessunterstützung: Die Kautionsverwaltung mit Haufe-FIO axera

Der automatisierte Zahlungsverkehr in Haufe-FIO axera vereinfacht diesen Prozess erheblich, denn vom Zeitpunkt des Zahlungseingangs an erfolgen alle weiteren Schritte automatisch in der Anwendung.

  • Jeder Mieter zahlt seine Mietkaution auf ein virtuelles Konto ein.
  • Alle Einzahlungen auf die virtuellen Konten fließen in ein einziges, reales Treuhand-Sammelkonto Ihres Unternehmens.
  • Durch die virtuellen Kontonummern werden sämtliche Buchungen automatisch und eindeutig Ihren Mietern zugeordnet.
  • Die laufende Verwaltung der Mietkautionen erfolgt ebenfalls automatisch in der Anwendung.
  • Zinsen und Steuern werden automatisch in Haufe-FIO axera stichtaggenau berechnet, auch unterjährig.
  • Auch die Auszahlungen erfolgen automatisch.

Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs von Versorgern sowie der Miet- und Nebenkosten

Die Umsätze von Versorgern oder Miet- und Nebenkosten werden automatisch in axera verbucht. Auch die Darstellung von Rückständen, Rückzahlungen zu viel gezahlter Kosten etc. ist mit axera möglich.

Die einzelnen Umsätze werden über je ein virtuelles Konto mit einer eigenen virtuellen Bankkontonummer je Kostenstelle dargestellt. Der reale Geldfluss erfolgt auf ein Sammelkonto für alle Umsätze.

Die Verwaltung von WEG-Instandhaltungsrücklagen mit axera

Auch WEG-Instandhaltungsrücklagen können rechtssicher auf einem Sammelkonto des Hausverwalters verwaltet werden. Die Darstellung der einzelnen Rücklagen erfolgt über ein virtuelles Unterkonto pro WEG oder pro Eigentümer.

Für einen hohen Automatisierungsgrad sorgen der hinterlegte Miteigentumsanteil und die Verknüpfung von Objekt- (Hausgeld-)konten mit den jeweiligen Rücklagenkonten. Vom WEG-Konto können Auszahlungen vorgenommen werden. Die anteilmäßige Verbuchung auf die Eigentümerkonten erfolgt automatisch.